Über das Projekt
Ein Dienstleistungsunternehmen für Büromanagement mit Sitz in Süddeutschland unterstützt seine Kundinnen und Kunden bei administrativen Aufgaben wie Sekretariatsservice, Schriftverkehr, Kundenbetreuung, Telefonservice und Sachbearbeitung. Das kleine, branchenübergreifend tätige Team ist nach ISO 9001 zertifiziert und steht für effiziente, qualitativ hochwertige Büroprozesse.
Die Herausforderung
Das Unternehmen betreut täglich zahlreiche Kundenprojekte mit unterschiedlichen Anforderungen. Leistungen und Arbeitszeiten wurden bisher in verschiedenen Softwaretools und Tabellen erfasst. Diese fragmentierte Datenhaltung führte zu hohem manuellen Aufwand, unübersichtlichen Prozessen und fehlender Transparenz über abgeschlossene Tätigkeiten.
Zentrale Herausforderungen
- Fragmentierte Datenhaltung in verschiedenen Tools
- Hoher manueller Aufwand für Abrechnung und Controlling
- Fehlende zentrale Aufgabenverwaltung
- Keine digitale Zeiterfassung mit Leistungsverknüpfung
Die Zielsetzung
Die Digitalisierung der internen Arbeitsabläufe hatte folgende Ziele:
- Deutliche Zeit- und Kosteneinsparung durch Automatisierung administrativer Prozesse
- Einheitliche, digitale Erfassung abrechnungsrelevanter Tätigkeiten
- Vollautomatische Rechnungsstellung auf Basis erfasster Leistungen
- Aufbau eines Controllingsystems zur Prozessanalyse und Unterstützung des Qualitätsmanagements
Unsere Lösung
Die entwickelte Digital-Workplace-Lösung vereint zentrale Bereiche der Büroorganisation in einem einheitlichen Portal. Die Lösung integriert CRM, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung und automatisierte Rechnungsstellung.
Customer Relationship Management (CRM)
Ein vollständiges CRM-System ermöglicht die zentrale Verwaltung von Kunden, Projekten und Anforderungen. Alle kundenbezogenen Informationen sind auf einen Blick verfügbar.
Intelligentes Aufgabenmanagement
Aufgaben werden automatisch anhand von Skills und verfügbaren Kapazitäten zugewiesen. Das System optimiert die Auslastung des Teams und stellt sicher, dass jede Aufgabe von der am besten geeigneten Person bearbeitet wird.
Digitale Zeiterfassung mit Telefonie-Integration
Die direkte Anbindung an die bestehende Telefonanlage ermöglicht die automatische Erfassung abrechnungsrelevanter Gesprächszeiten. Manuelle Zeiterfassung wird auf ein Minimum reduziert.
Automatisierte Rechnungsstellung
Alle erbrachten Leistungen werden algorithmisch in eine fakturierbare Übersicht zusammengeführt. Die Rechnungsstellung erfolgt auf Knopfdruck – präzise und vollständig.
„Die neue Lösung hat unsere Arbeitsweise komplett verändert. Was früher Stunden dauerte – Zeiterfassung, Leistungsübersicht, Rechnungsstellung – passiert jetzt fast automatisch. Wir können uns endlich auf das konzentrieren, was wir am besten können: unsere Kunden betreuen."
Die Ergebnisse
Durch die auf Intrexx basierende Lösung konnten Arbeitsabläufe standardisiert, Medienbrüche eliminiert und Abrechnungsprozesse stark beschleunigt werden.
Erreichte Ergebnisse
- ISO 9001 Ready – Unterstützt Qualitätsmanagement und Audits
- Automatisierte Rechnungen – Auf Basis erfasster Leistungen
- Integrierte Telefonie – Automatische Gesprächszeiterfassung
- Controlling-Dashboards – Für kontinuierliche Prozessoptimierung
Fazit
Das Projekt zeigt, wie auch kleine Dienstleistungsunternehmen von der Digitalisierung ihrer Kernprozesse profitieren können. Die Low-Code-Plattform Intrexx ermöglichte eine kosteneffiziente Umsetzung, die sich durch die Zeit- und Kosteneinsparungen schnell amortisiert hat.
